Прежде чем отправить задачу в мессенджер или озвучить её на совещании, проверьте, есть ли в вашем поручении ответы на эти пункты:

1. Кто? (Контекст. О ком речь? Обращение к кому?).

2. Кто исполнитель? (Прямое обращение по задаче. Конкретный человек/отдел должен исполнить задачу или тот, к кому обращаетесь?).

3. Что сделать? Что сделал? (Глагол повелительного наклонения. Именно действие: подготовить, собрать, написать, а не абстрактное «разберитесь»).

4. Какой? Детали? (Атрибуты и уточнения. В каком виде, с какими параметрами?).

5. Сколько? (Количество. Один экземпляр, пять страниц, килограмм, штук?)

6. Когда? (Срок. Четкая дата или время, а не «как будет время».)

7. Кому? (Получатель результата. Кому адресован итог работы? Кто бенефициар задачи/поручения?)

8. Как? Куда? (Каналы и способы. В мессенджер, на почту, в папку на сервере, в распечатанном виде?)

9. Какой ожидается результат? (Картина завершения. Как мы поймем, что задача сделана хорошо и её можно принимать?)

Например,

🚫 не «Пришлите отчёт»
Вопросы: Кому? Когда? Какой именно отчёт? Зачем? Исполнитель гадает сам. А потом тот, кто дал такое поручение, ждал совершенно чего-то другого, ещё и злится на исполнителей.
✅ а «Василий Иванович, прошу Вас прислать отчёт по продажам с динамикой последних 6 недель до 12:00 завтрашнего дня мне по электронной почте. Хочу посмотреть в разрезе по сотрудникам результаты.».
Подробно: «Василий Иванович (1. Кто?), прошу Вас (2. Кто исполнитель?) прислать (3. Что сделать? Что сделал?) отчёт (5. Сколько?) по продажам с динамикой последних 6 недель (4. Какой? Детали?) до 12:00 завтрашнего дня (6. Когда?) мне (7. Кому?) по электронной почте (8. Как? Куда?). Хочу посмотреть в разрезе по сотрудникам результаты. (9. Какой ожидается результат?)».
Почему это работает: Василий понимает не только ЧТО делать, но и ЗАЧЕМ. Это повышает качество исполнения, так как он знает, на какие детали обратить внимание (разрез по сотрудникам)

🚫 не «Пусть она справку составит»
Вопросы: Кто «она»? Кто именно исполнитель? Какую справку? Куда нести? Когда?
✅ а «Анна Петровна, поручите Марье Ивановне составить справку 2-НДФЛ в 1 экземпляре до конца недели. И пришлите мне сюда в Телеграм, чтобы я смог в PDF открыть, распечатать и подписать».
Подробно: «Анна Петровна (1. Кто?), поручите Марье Ивановне (2. Кто исполнитель?) составить (3. Что сделать? Что сделал?) справку 2-НДФЛ (4. Какой? Детали?) в 1 экземпляре (5. Сколько?) до конца недели (6. Когда?). И пришлите (3. Что сделать? Что сделал?) мне (7. Кому?) сюда в телеграм (8. Как? Куда?), чтобы я смог в PDF открыть, распечатать и подписать (9. Какой ожидается результат?)».
Почему это работает: Исключена двойная трактовка. Анна Петровна не будет гадать, в каком формате пересылать файл, а Марья Ивановна получит четкие сроки.

Резюме

Жесткость требований к сотрудникам начинается с жесткости к собственной лени.

Каждый раз, когда вам лень дописать пару слов в задаче, помните: эти 30 секунд сэкономят вам часы переделок, нервотрепки и выяснения отношений, а также платного рабочего времени сотрудников.
Используйте эти вопросы, и ваши поручения сделают из вас грамотного директора.